開業四年目、電子カルテの再検討——ミニイク導入によって起こった変化
院長 榎本貴文 先生
新座どうぶつ病院様では開院初期に電子カルテを導入したものの、予約システムとの連携がうまくいかず、かえって業務効率が低下した経験をお持ちでした。そうした課題を解決するため、さまざまな機能が一元化された「ミニイク」への切り替えを決断。ミニイク導入によって、診療現場、スタッフ間の情報共有、さらにはチーム内の人間関係にまでいい変化が生まれたといいます。榎本貴文 院長に、その詳細を伺いました。
ミニイク導入前の課題
開院4年目頃に電子カルテを導入しましたが、予約システムとは別々に導入したため連動せず、業務効率がかえって下がってしまいました。
ミニイク導入前の決めて
2023年に、電子カルテを中心にオンライン予約、顧客管理、レセプト作成などのシステムが一元化された「ミニイク」に切り替えました。オールインワンカルテ、つまり、「一気通貫型サービス」である点が決めてでした。
ミニイク導入で実現したこと
ミニイク導入後、新座どうぶつ病院様では様々な面で変化が起きました。
1. 業務効率化と診療時間短縮
- 情報共有の効率化
電子カルテは、離れた場所にいる複数のスタッフが同時に見ることができます。これにより情報共有がしやすくなりました。 - 業務の並列処理
診察中に他のスタッフが処方箋の準備や調剤、レセプト作成にかかるなど、「業務の並列処理」が可能になり、1件の診療にかかる時間が短縮されました。 - 会計待ちの解消
自動精算機を導入し、電子カルテと連携させたことで、慢性化していた飼い主様の「会計待ち」が解消されました。これは飼い主様の満足度向上にもつながっています。ミニイクのような自動受付・会計システムは、受付ミスや釣銭準備作業の低減、感染症対策としても有効です - 自動計算機能
処方する薬や診療内容をカルテに入力すれば、薬剤量や保険適用額の自動計算まで自動的に行え、診療効率が大幅に向上しました。
2.診療の質の向上
- 丁寧なカルテ記述
手書きの紙カルテと違い、パソコンで入力する電子カルテは記述のストレスがありません。おのずと診療記録をきちんと文章で伝えるようになり、伝え漏れや誤解が減り、引き継ぎもより正確化しました - 症例検討の効率化
院長が診断に至った理由まで詳しく書くようにした結果、症例検討会が不要になったケースもあります。 - スタッフ教育への活用
他のスタッフが担当した患者様のカルテを院長が後で確認し、必要に応じてアフターフォローやアドバイスを行うなど、スタッフ教育にも活用されています。
3.チームワークと人間関係の強化
- 隠れた能力の発揮
電子カルテの最大のメリットは「人間関係の構築」だと感じています。言葉で伝えるのが苦手でも、文章にすると臆せず正確に伝達できるスタッフもいます。電子カルテの文章を通して、その人物の真の能力がまわりに評価され、チームワークが強まりました。 - 導入プロセスを通じた絆
新しいシステム導入には現場に負担がかかりますが、「数年後には絶対楽になるから頑張ろう」と将来のメリットを根気強く提示し、スタッフとともに取り組む中で、互いの絆や信頼関係が強まるのを感じました。デジタルツールの導入は、人と人との関係を育む良いきっかけになると実感しています。
4.今後を見越した院内オペレーションの標準化や様々な経営改善サイクルの確立
- 院内オペレーションの標準化と分業体制確立
これから当院は病院の移転・建設および分院展開を計画していきますが、それにあたって全ての病院で効率的かつ飼い主様へのサービス品質を維持すべく、院内オペレーションの標準化を一層進めていくことが重要だと考えています。ミニイクを活用した標準的な分業体制により、お客様をお待たせする時間を短くするとともに、対応品質を高め、動物病院としての魅力化を図っていきたいと考えています。 - 人事評価制度の確立や経営管理の強化
獣医師や看護師、スタッフの適切で透明性のある人事評価や長期勤続の促進は動物病院として極めて重要だと考えています。ミニイクのいいところはデータの一元化。まさにデータを元にした適切な人事制度運用や動物病院運営の改善サイクルの確立を進められるので、ミニイクとともにそういったオペレーションやマネジメントの確立を一緒に進めていきたいと思っています。
導入効果まとめ
| 項目 | 導入前の |
|---|---|
| 業務効率化 | ・複数のスタッフによる同時情報共有と並列作業による診療時間短縮 ・自動精算機連携による会計待ち解消、飼い主満足度向上 ・自動計算機能（薬剤料、保険適用金額）による効率向上 |
| 診療の質の向上 | ・記述ストレス軽減による丁寧で正確なカルテ作成 ・伝え漏れや誤解の減少、引き継ぎの正確化 ・症例検討の効率化 ・スタッフ教育への活用 |
| 組織・人間関係 | ・スタッフ間の情報共有円滑化 ・文章を通じた隠れた能力の評価、チームワーク強化 ・導入プロセスを通じたスタッフとの絆、信頼関係強化 |
| 経営面（間接的） | ・人的リソースの有効活用 ・データの利活用による経営分析 ・人材定着への寄与 |
| 事業成長への貢献期待 | ・院内オペレーションの標準化により、分院展開などのを加速 ・データを活用した人事制度運用や院内の改善サイクルを一緒に検討 |
メッセージ
慣れないデジタルツールの導入に対し、不安を覚える先生もいらっしゃるかもしれません。でも心配無用。若いスタッフたちはすぐに操作方法をマスターし、自ら積極的に運用してくれます。デジタルツールのおかげで省力化できたぶん、院長は経営業務に時間を充てられるメリットは大きいと思います。
